A beszerzés – a tévhitekkel és sajnos sokszor a kialakult napi gyakorlattal ellentétben – nem azonosítható az egyszerű vásárlási folyamattal. A beszerzés tevékenységi köre ennél sokkal szélesebb és összetettebb folyamatokból épül fel. Mindenekelőtt fontos és szükségszerű, hogy a beszerzés tervezett tevékenységként valósuljon meg a kialakított beszerzési stratégia lépéseit követve. Ezen túl a beszerzési osztály feladatai között kell megemlítenünk a szállítókkal történő együttműködést, mely a megfelelő beszállítók kiválasztásán túl magába foglalja a szükséges ártárgyalások lebonyolítását, a kapcsolattartást és az ellenőrzésen túl a beszállítók fejlesztését is.
A beszerzői szakma sokszínűségét mutatja az is, hogy a beszerzőknek szoros együttműködésben kell dolgozniuk a vállalat egyéb egységeivel, mérnökökkel, pénzügyi osztállyal stb.
Amikor arra a kérdésre keressük a választ, hogy mi a szerepe a beszerzésnek, fogalmazhatunk úgy is, hogy a beszerzés egyfajta kapocs a termelés és a beszállítók között.
A beszerzési osztály napi munkájához elengedhetetlen, hogy folyamatos és naprakész információkkal rendelkezzen a vállalt igényeiről, és emellett hasonló információkkal kell rendelkeznie a szállítói oldalon lévő lehetőségekről is.
A beszerzés az anyagi folyamaton túl kétirányú információmozgást is jelent, mivel információt közvetít a felhasználó igényeiről a szállítónak és fordítva is megtörténik ez a folyamat. A következőkben a beszerzési tevékenység három jelentősebb területét ismertetjük.
Ártárgyalás:
A szállítókkal történő tárgyalást, és ezen belül az árról folytatott ártárgyalást sorolhatjuk a beszerzés legjelentősebb feladatai közé.
A beszerzendő termék vagy szolgáltatás árát nagymértékben befolyásolja a rendelni kívánt mennyiség, a rendelések gyakorisága, minőségi követelmények, a csomagolás, valamint a szállítási feltételek. A felsoroltakon túl az árakat befolyásolja még az is, hogy a termék vagy szolgáltatás mennyire standard, vagy éppen egyedi igényeknek kell megfelelnie.
Anyagköltségek csökkentése:
Az anyagellátás a legtöbb feldolgozóipari vállalat számára kritikus jelentőséggel bír, mivel költségeinek akár 60%-át is kiteheti az anyagköltség. Ha egy ilyen cég akár csak 5%-kal tudja csökkenteni ezen költségeit, azzal már jelentős mértékben képes növelni nyereségét. A beszerzési tevékenységnek természetesen nem csak a költségek csökkentése miatt van fontos szerepe, mivel a beszerzés a végtermék minőségére és technikai színvonalára is kihatással van a termeléshez beszerzett anyagok és alkatrészek minősége révén.
Szerep a termékfejlesztésben:
A beszerzésnek másik jelentős feladata a termékfejlesztésben való részvétel. A beszerzés folyamatosan gyűjti, osztályozza és szétosztja a beszerzési piac változásaival kapcsolatos információit az illetékes részlegek között, ezzel folyamatos tájékoztatást nyújt a K+F és a termelési részlegnek. A megfelelő információk komoly versenyelőnyt biztosíthatnak a vállalat számára. A beszerzés feladata, hogy folyamatosan nyomon kövesse a potenciális partnerek árait, technikai jellemzőit és rugalmasan reagáljon a változásokra.
